Tudo que você faz para cuidar do seu negócio diariamente, desde ler emails de rotina até trabalhar na organização financeira, depende da forma como você gerencia seu tempo.
Podemos dizer, inclusive, que para ser um empreendedor bem-sucedido é preciso fazer da otimização de tempo uma prioridade.
Por conta disso, novas técnicas e novos métodos de gestão do tempo surgem frequentemente, visando gerar resultados mais satisfatórios, mesmo para as pessoas mais ocupadas.
Quer saber como usar bem o tempo de trabalho para produzir mais e se cansar menos? Então fique atento a algumas dicas infalíveis que nós preparamos para te ajudar!
7 dicas infalíveis para usar melhor o seu tempo
Há uma variedade enorme de técnicas e métodos disponíveis para te ajudar a controlar bem seu tempo — alguns mais restritivos que outros.
Porém, nosso objetivo aqui é um pouco mais simples: em vez de mostrar técnicas ou fórmulas conhecidas, queremos apresentar alguns princípios básicos de otimização de tempo.
Separe tempo para se organizar financeiramente
Fazer a organização financeira, tanto do seu negócio quanto da sua casa, é uma daquelas tarefas que você não pode deixar acumular — caso contrário, você vai perder o dobro do tempo e ter muitas dores de cabeça para acertar tudo mais tarde.
Então, nada melhor do que separar um tempo todos os dias para ver como estão as finanças, se planejar para pagar contas, fazer investimentos e assim por diante.
Porém, lembre-se que as contas pessoais jamais devem se misturar com o balanço do empreendimento.
Uma boa forma de equilibrar isso é usar a seguinte regra: durante o expediente só vale focar nas atividades relacionadas ao negócio.
Ganhe tempo “enxugando” as reuniões
Reuniões sempre foram encaradas como ótimos recursos, seja para resolver problemas, para buscar novas ideias ou para decidir as melhores estratégias para atingir os mais variados objetivos.
Porém, quando são usadas em excesso ou conduzidas de um modo pouco eficiente, as reuniões podem acabar atrapalhando mais do que ajudando. Por quê?
Imagine uma reunião de 1 hora, com a participação de 10 pessoas. Se não for um assunto muito importante — ou se a questão não for resolvida definitivamente — o prejuízo é enorme.
Calculando friamente, essa não é uma reunião de 1 hora, e sim uma reunião de 10 horas! Afinal, diz respeito ao tempo que cada colaborador poderia usar em outras atividades.
Mas como “enxugar” essas reuniões? Da seguinte forma:
- Só faça reuniões para discutir assuntos realmente importantes.
- Convoque o mínimo de pessoas possível.
- Torne as reuniões rápidas, de preferência por realizá-las de pé.
Elimine as distrações na hora do trabalho
Esse conselho é bastante óbvio, mas a maioria das falhas de produtividade ainda acontece porque ele é sempre ignorado.
Nossa tendência é sempre pensar que apenas uma pequena distração de alguns minutos não vai interferir no fim do dia, mas esse engano acaba nos fazendo perder mais tempo do que parece.
Em primeiro lugar, porque uma distração leva a outra, então o que era para ser uma distração de minutos pode facilmente se estender por horas.
Em segundo lugar, porque até voltarmos ao nível de concentração necessário para realizar a maioria das atividades que precisamos fazer no dia a dia, levamos tempo.
Monte uma programação detalhada
Seja por meio de listas de tarefas, de um calendário com todos os seus compromissos anotados ou de outros métodos de controle, é fundamental se programar bem.
Pense em todas as tarefas que você já tem a cumprir e separe-as em curto, médio e longo prazo. Além disso, divida as que são mais importantes entre todas, bem como as que são mais complicadas de executar.
No caso das atividades de curto prazo, avalie também quais delas são urgentes e precisam de atenção imediata.
Fazendo isso, você estará sempre à frente dos compromissos, nunca será surpreendido por uma tarefa que se esqueceu e nem agitado demais por não saber o que fazer primeiro.
Aprenda a lidar com imprevistos
Imprevistos acontecem o tempo todo, e com você não será diferente. Por isso, é importante tomar algumas medidas para lidar bem com as situações quando elas acontecerem.
Uma delas é não planejar cada segundo do seu dia. Fazer isso, além de não ser realista, não deixa espaço para se adaptar em caso de um imprevisto, mesmo simples.
Outra forma de lidar com eles é por pensar no famoso plano B, ou seja, definir o que pode ser deixado para depois no caso de uma emergência que tome parte do seu tempo.
Delegue tarefas sempre que possível
Outra questão essencial no uso do seu tempo é saber que, por mais eficiente que você consiga ser durante o dia, é impossível cuidar de um negócio sozinho.
Por isso, o melhor que você pode fazer é aprender o quanto antes a delegar parte das suas tarefas para pessoas de confiança.
Mesmo que você escolha delegar apenas as atividades mais simples, tenha em mente que muitas vezes são elas que atrapalham mais a rotina.
Faça breves pausas
Trabalhar de modo produtivo e otimizar o tempo não significa trabalhar sem parar. Muito pelo contrário: além de fazer mal para a saúde, esse hábito faz mal também para a sua produtividade!
Em vez de passar muitas horas seguidas empenhado no negócio, tire breves pausas de 5 a 15 minutos durante o dia. Ao fazer isso, movimente o corpo e beba água.
Isso vai te ajudar a manter o ânimo durante todo o dia, continuar alerta, espantar o tédio e a vontade de ceder às distrações.
5 vantagens que a otimização de tempo gera para a sua vida
Depois de ver tantas tarefas que podem te ajudar a usar melhor o tempo, talvez você ainda se pergunte: “será que vale mesmo a pena fazer tudo isso?”
Com toda a certeza, sim! A velha máxima que diz que “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira. Quem hoje pode se dar ao luxo de jogar dinheiro fora?
Na prática, é exatamente isso que o mau uso do tempo significa para um empreendedor.
Mas para te convencer de vez, vamos mostrar 5 benefícios que a boa gestão do tempo gera, tanto para você quanto para o seu negócio.
Produtividade maior
A partir do momento em que você usa melhor o tempo que tem disponível, é natural que a sua produtividade aumente. Em outras palavras, você vai fazer mais em menos tempo.
E se já dissemos que usar mal o tempo significa jogar dinheiro fora, usá-lo bem tem o efeito contrário.
Isso quer dizer que a sua produtividade está diretamente ligada à capacidade do negócio de ganhar dinheiro.
Por fim, aplicar uma boa gestão do tempo na empresa vai afetar outros colaboradores, que vão passar a agir da mesma forma e também a contribuir para o aumento dos lucros.
Menos desgaste
Quando se trabalha sempre com pressa, agitado com os prazos a cumprir e novas demandas a atender, não é incomum que a qualidade do trabalho sofra as consequências.
Mais comum ainda é ter a saúde prejudicada pelo estresse que envolve lidar com mais do que você é capaz de fazer.
Por isso, investir na otimização de tempo é uma forma de diminuir o desgaste decorrente do ritmo acelerado com que muitos negócios são conduzidos hoje em dia.
Ambiente mais organizado
Uma característica de quem não consegue usar bem o tempo é a falta de organização, que só contribui para que a dificuldade em realizar todas as tarefas seja maior.
Conforme você se programa para executar as atividades diárias, terá facilidade em criar um ambiente organizado, essencial para o desenvolvimento do negócio.
E não se engane: a organização interna é percebida também por clientes e parceiros, o que faz toda a diferença para criar uma marca realmente forte no mercado.
Melhor distribuição das tarefas
Delegar bem as tarefas não é só uma boa opção para aliviar a carga que fica sobre você, mas também serve para equilibrar as funções de cada colaborador na empresa.
Mesmo que seja um negócio pequeno e familiar, é importante que as tarefas sejam bem distribuídas, pois dessa forma o empreendimento vai crescer de maneira saudável.
Se as responsabilidades fossem divididas de qualquer jeito, logo surgiriam problemas de comunicação, relacionamento e desempenho que atrapalhariam o progresso da empresa.
Mais tempo para outras atividades
O equilíbrio entre vida pessoal e profissional nunca esteve tão em alta na mente dos empreendedores como hoje — e com razão!
A vida não é feita só de trabalho. É preciso também tirar tempo para passar com a família, com os amigos, se divertir e aproveitar, não é mesmo?
Mas esse conceito equilibrado só existe em um cenário em que o tempo é bem usado. Só assim você terá tempo para outras atividades e não será consumido pelo trabalho 100% do seu dia.
Sem dúvida, vale a pena levar a otimização de tempo a sério e seguir as dicas que elencamos aqui. Você vai trabalhar de modo mais inteligente e produtivo, além de contar com benefícios que vão muito além do aumento nos lucros.
Fonte: saiadolugar.com.br
